Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z kilkoma formalnościami, które należy załatwić w odpowiednim terminie. Niedotrzymanie konkretnych terminów może wiązać się z dużymi konsekwencjami dla pracodawcy. Jedną z najważniejszych rzeczy leżących po stronie pracodawcy jest zgłoszenie nowego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy to zarówno osób zatrudnianych na umowę o pracę, jak i na umowę zlecenie.
W jakim terminie konieczne jest zgłoszenie pracownika do ZUS-u?
Pracodawca zatrudniający nowego pracownika powinien dopełnić kilku obowiązków jak chociażby wysłanie pracownika na badania lekarskie, podpisanie z nim umowy o pracę, przeprowadzenie szkolenia BHP czy zapoznanie go z regulaminem i ryzykiem zawodowym. Pracodawca ma obowiązek założyć pracownikowi akta osobowe i zgłosić go do ZUS-u. Niedopełnienie tych obowiązków może wiązać się z kontrolami z ZUS-u, urzędu skarbowego lub PIP.
Do obowiązków pracodawcy związanych ze zgłoszeniem pracownika do ZUS-u należy comiesięczne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych, których wysokość zależy od kwoty wynagrodzenia. Tego rodzaju formalnościami w firmie zajmuje się dział kadr i płac. Pracownik zatrudniony na umowę o pracę podlega ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, a jego zgłoszenie odbywa się za pomocą formularza ZUS ZUA.
Z czym wiąże się niedotrzymanie terminów zgłoszenia pracowników do ZUS?
Niedopełnienie obowiązków może skutkować pouczeniem i wezwaniem do poprawy lub też wysoką grzywną. Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoba zatrudniona powinna zostać zgłoszona do ZUS-u z dniem powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Deklaracja zgłoszeniowa ZUS ZUA powinna zostać dostarczona do siedziby ZUS-u nie później niż 7 dni od dnia rozpoczęcia przez pracownika pracy.
Pracodawca może dostarczyć deklarację drogą listowną, elektroniczną lub osobiście. Jeżeli pracownik nie jest pewien, czy pracodawca zarejestrował go w ZUS-ie i odprowadza na niego składki, może zwrócić się z pytaniem do ZUS-u. Informacje na temat wpłacanych składem można uzyskać również przez indywidualne konto na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
